Desarrollo: DIRECCIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN

La dirección se define como la etapa del proceso administrativo que comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

.La dirección se considera trascendental porque: Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización, a través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional, la dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad, su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control, a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Los principios de la dirección son:

1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: Esta será eficiente siempre y cuando se dirija hacia la meta y objetivos generales de la institución o empresa

2. Impersonalidad de mando. Se refiere a que los subordinados y los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

3. De la supervisión directa. Esta habla de que el jefe o superior debe de tener buena comunicación con los subordinados para que durante la ejecución de los trabajos, estos se realicen con mayor facilidad y de manera eficiente.

4. De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

5. De la resolución del conflicto. Es necesario resolver problemas que surjan durante el proceso administrativo, ya que de lo contrario este puede causar problemas en la organización.

6. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Al hablar de la dirección hay muchas definiciones que se deben tomar en cuenta. Para esta etapa del proceso administrativo es muy necesario definir lo siguiente: Problema, grupo social, motivación, liderazgo y comunicación.

Fig. 1 - Dirección del proceso administrativo

• Problema: Es un determinado asunto o una cuestión que requiere de una solución. A nivel social, se trata de alguna situación en concreto que, en el momento en que se logra solucionar, aporta beneficios a la sociedad.
• Grupo Social: Estos se definen como un conjunto de personas que conviven en un mismo contexto social.
• Motivación:  Esta es considerada la labor más relevante de la dirección, la razón es porque la motivación es realmente muy compleja ya que a través de ella se logran objetivos mediante la comunicación a los subordinados. La motivación se podría definir como la voluntad que se tiene para alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.
• Liderazgo:  También se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización). En esta definición es necesario diferenciar la palabra líder sobre un jefe o gerente. El gerente son personas nombrados que gozan del poder de premiar o sancionar según su criterio, cabe decir que estos son solamente adquirieron ese privilegio gracias a que están en el puesto; en cambio un líder es una persona que puede o no ser el gerente pero qué motiva a las personas, las escucha, tiene buena comunicación y utiliza la retroalimentación para que las personas se motiven y tengan interés en ser mejores.
• Comunicación: actividad consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir significados a través de un sistema. La comunicación puede ser verbal o no verbal. La primera es la que se transmite por medio de palabras, y la no verbal es la que se transmite por medio de facciones faciales, corporales o escritas.

Al analizar detenidamente todos estos conceptos se pueden englobar en uno solo: dirección. Es por esto que nosotros definimos dirección como la etapa del proceso administrativo que se utiliza, a través del liderazgo, comunicación y la motivación, para resolver problemas que se puedan presentar en el grupo administrativo y a su vez guiarlos a cumplir metas y objetivos generales de la empresa.

Control

El control es la cuarta fase del proceso administrativo, que más adelante definiremos conforme al puesto al que se refiera, por lo pronto se presentarán estas definiciones: la Real Academia Española dice que  control es comprobación, inspección, fiscalización, intervención; … (2014, 23). También comprendida como examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.

Procesos de control

El proceso de control es cíclico y repetitivo y sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos. El control es un proceso compuesto de cuatro etapas:

1. Establecimiento de los estándares deseados. Los estándares representan el desempeño deseado, pueden expresarse en cantidad, calidad, tiempo o costo.

2. Seguimiento o monitoreo del desempeño. Significa acompañar, observar de cerca y ver cómo marchan las cosas.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido. Toda actividad experimenta alguna variación, error o desviación. Por tanto es importante determinar los límites en que esa variación podrá aceptarse como normal o deseable: la llamada tolerancia.

4. Acción correctiva: busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo que se pretendía realizar.

Criterios de control

Para que el proceso de control sea eficaz, debe atender los siguientes criterios:

1. El control debe dirigirse a las actividades que deben, merecen y requieren ser controladas. 2. El proceso debe ser oportuno 3. El proceso de control debe mantener una relación favorable costo/beneficio. Los procesos de control no son gratuitos, en general, su costo incluye: a. Sistema de monitoreo y procesamiento b. Personal para operar el sistema c. Tiempo de personal de línea para suministrar los datos al personal de control. 4. El control debe ser preciso. Se deduce entonces que el control debe ser objetivo, claro y preciso. 5. El control debe ser aceptado. Es importante que las personas acepten el control, que sientan que el control es necesario y que debe ejercerse.

Medios de control

Los principales medios de control organizacional son: 1. Jerarquía de autoridad. 2. Reglas y procedimientos. 3. Establecimiento de objetivos. 4. Sistemas de información verticales. 5. Relaciones laterales. 6. Organizaciones matriciales.

Subsistema de control de recursos humanos

Debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas secciones de la empresa pueden desempeñar su responsabilidad de línea con relación al personal. El control trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. La palabra control tiene significados y connotaciones que dependen de su función o del área específica donde se aplica. 1. Control como función administrativa para acompañar y evaluar lo que fue planeado, organizado y dirigido para detectar desviaciones y efectuar las correcciones necesarias. 2. Control como medio de regulación para mantener el funcionamiento dentro de los estándares deseados. 3. Control como función restrictiva y limitadora de un sistema para mantener a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseados.

Fig. 2 Proceso administrativo.

Patrones de evaluación y control  en recursos humanos

Estándar es un criterio o modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Mediante la comparación con el estándar pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar qué ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema para que funcione mejor. En general, los estándares permiten la evaluación y el control mediante la comparación con: 1. Resultados. Cuando la comparación entre el estándar y la variable se hace después de realizada la operación. 2. Desempeño. Cuando la comparación entre el patrón y la variable es simultánea con la operación.

La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entre una variable y su estándar. La función de la auditoría no es sólo señalar las fallas y los problemas, sino también presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el papel de la auditoría de recursos humanos es educativo en esencia. En la actualidad existe una marcada tendencia a sustituir revisiones esporádicas y aleatorias por revisiones sistemáticas, periódicas y planeadas, adecuadas a las circunstancias particulares de la empresa, con el fin de permitir control y retroalimentación (feedback) realmente preventivos y educativos.